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Questa domanda è di uso comune, quanto tempo devo conservare le ricevute fiscali della mia associazione o società?
Analizziamo dalla base i documenti che un’associazione o una società sportiva deve mantenere attivi ed aggiornati.
Il primo documento che andremo ad analizzare è il libro soci. È molto importante vidimare questo libro perché all’interno di esso verranno riportati i dati di tutti i soci che si iscriveranno alla vostra associazione, tale libro non sarà indispensabile per le società sportive dilettantistiche.
Inoltre è importante aggiornarlo quando il socio escluderà la sua presenza all’interno dell’associazione, o meglio quando darà le dimissioni, dovranno essere riportate le generalità del socio, come: nome, cognome, residenza, data di nascita ecc. Per questo documento è prevista la conservazione di 10 anni, ricordiamo che negli ultimi tempi è possibile realizzarlo anche in formato web.
Il secondo documento che ogni associazione deve mantenere aggiornato è il libro dei verbali di assemblea, il mio consiglio è di effettuare come minimo due verbali al mese. Ricordiamo che devono partecipare il 50% +1 dei soci per convalidare l’assemblea.
Passiamo al libro cassa, l’importanza di questo libro è fondamentale perché al suo interno verranno riportate le entrate e le uscite che l’associazione riceverà o sosteneva, il mio consiglio è di far mantenere aggiornato al proprio consulente commerciale tale documento perché di rilevante importanza. Il vostro consulente effettuerà un controllo con l’estratto conto che gli verrà consegnato da voi a fine anno per analizzare le effettive uscite ed entrate.
L’ultimo documento che indiscutibilmente ha una certa rilevanza ma ci spenderei davvero poche parole è il libro delle assemblee straordinarie. In quest’ultimo è possibile registrare una sola assemblea all’ anno.
Questi quattro documenti sono le basi per la gestione corretta di un’associazione sportiva dilettantistica, come sopra anticipato è davvero molto importante che tali documenti vengano conservati per un minimo di 10 anni.
Cosa avviene in caso di smarrimento o di distruzione di uno di questi documenti?
Se malauguratamente dovesse avvenire uno smarrimento o una distruzione di un documento è importante effettuare una denuncia. In fase di controllo non basterà dire che il libro è andato distrutto o perso, ma si dovrà dimostrare con le documentazioni ufficiali che tale documento non esiste più.
Il mio consiglio è che se dovesse capitarvi di smarrirlo, dovrete comunicarlo in maniera imminente al vostro consulente o commercialista.
Come posso vidimare il mio Documento?
Tale documentazione potrà essere vidimata con una semplice marca da bollo, inserita nell’ultima pagina del vostro documento. L’importante è che la marca da bollo sia Immacolata senza nessun segno di rimozione.
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