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Come fare una ricevuta associativa?

Perché ho deciso di trattare questo argomento?

Proprio in questi giorni ho lanciato un sondaggio sul mio account Instagram e ho chiesto ai miei follower che difficoltà abbiano avuto, in particolare alle associazioni sportive dilettantistiche o scuole di danza nella loro gestione amministrativa e contabile. Le risposte, che mi sono state fornite, sono davvero confusionarie e per tale motivo ho ritenuto opportuno affrontare in particolare un punto critico. Mi riferisco alla ricevuta fiscale che devono emettere le società sportive, le associazioni sportivo dilettantistiche, le associazioni di promozione sociale o le associazioni del terzo settore. Ovviamente parliamo di ricevute istituzionali.



Come fare una ricevuta associativa? Legge 398/1991

Ci tengo a precisare che le associazioni sportivo dilettantistiche sottoposte al regime della legge 398/1991. Tali realtà che hanno il regime forfettario con partita IVA, possono vendere ed emettere fatture. Di ciò ne parleremo in un altro articolo dedicato alle fatture associative.

Come fare una ricevuta associativa? Ricevute commerciali ed istituzionali

La gestione delle associazioni e società che ho citato nel primo paragrafo comporta il rilascio di ricevute associative commerciali ed istituzionali. La gestione economica, infatti, si suddivide in commerciale ed istituzionale. Molti mi dicono che non sanno come compilare la ricevuta, a chi intestarla, che tipo di ricevuta fare, la modalità di pagamento per la lezione online, come mandare la ricevuta etc. Ci tengo a precisare, sempre, che i miei sono consigli pratici frutto degli anni di studio e di lavoro in questi anni in questo settore. Ovviamente quanto indicato in questo articolo non vanno a sostituire i pareri e la consulenza del vostro professionista di fiducia.



Perché emettere una ricevuta?

Partiamo dal presupposto che prima di emettere la ricevuta, deve essere effettuato un pagamento. Il socio può pagarvi in diversi modi, contanti, carte di debito, di credito etc. Nel mio blog ve ne ho parlato e vi allego l’articolo. Alla luce del fatto che il POS è diventato obbligatorio, è importante pagare anche con le carte. Sicuramente, anche alla luce del periodo che viviamo, avere la possibilità di ricevere e di effettuare pagamenti con carte di credito, debito o prepagate è utile. E’ più veloce e ricordiamo che consente di partecipare al Cashback di Stato. Alcune banche, ad esempio, stanno offrendo delle agevolazioni sul settore sportivo. Ma, poi, ve ne parlerò.

Qual’é l’errore comune che viene commesso?

Avere un POS è importante. Una volta che siamo riusciti a fare pagare la quota associativa ed il contributo al socio che è iscritto all’associazione o al tesserato della società. Come si emette una ricevuta istituzionale e come la si rende univoca? Spesso la si compila indicando solo la cifra, inserendo il timbro dell’associazione o società e poi la firma del presidente. Questo è un errore che commettono moltissimi. Non viene inserita l’intestazione, la causale del pagamento etc. Si tratta di una mancanza che andrebbe a discapito del presidente associativo o societario.

Come si rende una ricevuta istituzionale?

Il presidente dell’associazione o della società potrebbe rispondere, di eventuali danni patrimoniali successivi da risarcire, ne risponde economicamente in prima persona. In casi più gravi può anche incorrere in alcuni reati ( se si violano le leggi sulla fiscalità). La ricevuta associativa o societaria, per poter essere univoca, deve essere sottoposta a due passaggi, che sono fondamentali. Io consiglio la ricevuta specifica per tesserati e soci, ma anche produrre una ricevuta generica non è un errore. E’ importante che comunque rispetti determinati parametri.



Quali sono gli elementi essenziali della ricevuta?

In primis è necessario che sia la ricevuta originale sia la sua copia abbiano il timbro. Esso deve indicare, correttamente e chiaramente il numero sequenziale, la partita IVA della persona giuridica, la ragione sociale. La ricevuta deve anche indicare la cifra economica, in lettere ed in numeri. Terzo elemento fondamentale è la descrizione della ricevuta, ovvero la causale del pagamento. Altro passaggio importante è il codice fiscale della persona che ha effettuato il pagamento. Non è sufficiente indicare il nome e cognome della persona che ha versato la quota in quanto, in caso di omonimia non vi sarebbe alcuna distinzione. Il codice fiscale offre univocità al pagamento.

Come fare una ricevuta associativa? Consigli.

Al di sotto di tutte questa indicazioni va inserita la cifra, sia in lettere che in numeri. Successivamente è importante la firma del presidente. La ricevuta originale va data alla persona che ha effettuato il pagamento mentre la copia della stessa sarà trattenuta dall’associazione o dalla società. Non consiglio di strapparle dal libretto in quanto, essendo scrittura contabile, va tenuta per i dieci anni successivi. Nel caso in cui avvenga uno smarrimento, allagamenti o alluvioni della struttura, la perdita dei registri contabili e dei libri va denunciata.

Contabilità e documentazione: da chi farsi seguire?

Io consiglio sempre di farsi seguire da un consulente che sa, perfettamente, in ogni occasione come comportarsi e come utilizzare libri e scritture contabili. Ultimo consiglio che voglio offrire è proprio questo: affidarsi ad un consulente esperto di associazionismo sportivo e società sportivi. Ci sono tanti passaggi che vanno seguiti attentamente e da persone esperte.



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